Manajemen Proyek

Sebuah Proyek Adalah :

Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

Tujuan manajemen Proyek :

1. tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan properti)
2. bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor publik atau pemerintahan)

berdasarkan tujuan di atas  dapat disimpulkan bahwa manajer proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai   dan kapan proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat, sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan nilai guna (value in use)

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PROYEK

1. Misi Proyek

Berupa penentuan tujuan utama proyek dan menentukan arahan serta aturan umum yang akan digunakan dalam operasionalisasi proyek.

Tujuan :

Memberikan penjelasan kepada seluruh tim anggota proyek yang terlibat dalam operasional proyek

2. Dukungan Top Manajemen

Berupa kesediaan untuk menyediakan sumber daya dan wewenang demi kesuksesan proyek, karena top manajemen berperan sebagai tutor dan fasilitator dalam mengimplementasikan rencana terhadap tujuan organisasi

Tujuan

Top manajemen mempunyai komitmen terhadap kesuksesan proyek

3. Rencana Proyek

Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci dari tahap ke tahap dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk menjamin  proyek dapat terlaksana dengan efektif

-          Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek

-          Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis maupun ekonomis

4. Konsultasi dengan pelanggan

Memberikan gambaran hasil yang dibutuhkan oleh pelanggan yang akan menjadi pemakai hasil proyek

Tujuan

Untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan proyek

5. Pelaksana

Merupakan suatu peran yang menentukan keberhasilan suatu proyek

Tujuan

Untuk melakukan rekrutmen dan seleksi tenaga kerja sesuai dengan keterampilan pelaksanaan proyek

6. Tugas-tugas teknis

Ketersediaan peralatan, teknologi, dan keahlian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek

Tujuan

-          Menyediakan tenaga operasionalisasi proyek sesuai dengan kebutuhan

-          Memanfaatkan peralatan teknologi dan keterampilan dalam menjalankan pekerjaan

7. Kepercayaan Pelanggan

Merupakan kesediaan menerima terhadap hasil kerja proyek

Tujuan

-          pelanggan akan menerima hasil pekerjaan proyek

-          menjaga tingkat intensitas hubungan pelaksana proyek dengan pemakai

8. Pengawasan dan umpan balik

Merupakan pengawasan menyeluruh terhadap seluruh aktifitas disetiap tahapan proyek dalam operasionalisasi proyek

Tujuan

-          Sebagai pembanding antara realisasi dengan rencana

-          Pemimpin proyek agar memiliki kemampuan untuk mengantisipasi masalah

-          Untuk menjaga penilaian pelaksanaan dan memastikan tidak ada satupun pekerjaan yang tertinggal

9. Komunikasi

Interaksi informasi dan data terkini untuk seluruh pelaku dalam operasional proyek

Tujuan

-          Untuk memfasilitasi masing-masing variabel  penentu kesuksesan proyek

-          Untuk memberikan informasi yang terbaru antara pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek

10. Pemecahan Masalah

Kemampuan untuk menangani keadaan kritis yang tidak diharapkan

Tujuan

-          Agar mampu mengendalikan jika terjadi penyimpangan dan yang direncanakan

-          Perlunya mekanisme pemecahan masalah yang ditetapkan dalam rencana operasional proyek.

-          Untuk mempermudah menejer proyek dalam mengatasi masalah dan mengatasi masalah potensial yang timbul

  

FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN PROYEK

1. Teknologi

Teknologi merupakan bagian dari proyek yang mempunyai dampakbesar pada kesuksesan proyek

Teknologi yang digunakan manajemen atau tim proyek antara lain :

a.       Mengukur kemajuan proyek

b.      Mempunyai ide-ide umum dari teknologi yang dapat mewujudkan sesuatu yang diharapkan

c.       Tidak menjadi halangan ketika langkah dan perkembangannya lambat

2. Organisasi

Faktor-faktor organisasional yang berdampak pada kelangsungan hidup proyek

Faktor-faktor organisasional yang dimaksud diantaranya adalah :

a.      Internal competition

Untuk memberikan motivasi tim proyek dan juga sumber daya yang berkualitas

b.      Managemen support and the Company’s market strategi

Berperan sebagai penyedia sumber daya, pengarah pelaksanaan proyek dan fasilitator dalam mengimplementasikan tujuan organisasi

3. Kekuatan-kekuatan Pasar

Persaingan perusahaan di dalam pasar berpengaruh kuat pada kelangsungan proyek baru maupun proyek yang adakan datang

4. Perencanaan

Merupakan faktor penting dagi kegagalan dan kesuksesan proyek

Kegunaan :

a.       mengurangi resiko dan meningkatkan kualitas

b.      sebagai dasar perencanaan dan pengoranisasian yang lebih efektif dari pengalaman tim proyek

5. Tim Proyek

Kemampuan tim dalam melaksanakan kinerja dalam sebuah tim yang akan memiliki komitmen dan spesifikasi sesuai dengan persyaratan yang diperlukan proyek

Tujuan :

a.       Memberikan komitmen

b.      Aantusias

c.       Melakukan koordinasi

d.      Menyelesaikan konplik yang timbul

6. Faktor Ekonomi

Merupakan frekuensi perputaran investasi yang dapat menunjukkan kesusesan dan kegagalan sebuah proyek

Tujuan :

a.       agar proyek mampu mengembalikan invertasi dengan cepat, sedang atau gagal

b.      perusahaan membuat ukuran baku berkaitan dengan kondisi financial (pendapatan)

c.       melakukan evaluasi setiap akhir proyek

7. Lain-lain

Faktor-faktor lain yang dapat berpengaruh terhadap kesuksesan dan kegagalan dalam sebuat proyek

Contoh :

a.       peraturan pemerintah yang baru

b.      masalah-masalah yang berkaitan dengan hak paten kepemilikan

c.       pengaruh lingkungan baru.

METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

Merupakan sebuah model untuk menjelaskan hubungan antara faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan operasionalisasi proyek.

Kesuksesan proyek ini didukung dengan 3 variabel yaitu :

1. implementataion process

kesuksesan operasionalisasi proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          jadwal

-          anggaran

-          kepuasan pelanggan

2. perceived value of project

persepsi manfaat proyek diukur dengan menggunakan variabel

-          pemecahan masalah bagi pelanggan

-          peningkatan pengambilan keputusan

-          pengaruh positif

-          peningkatan aktivitas

3. client statisfaction

kepuasan pelangganm diukur dengan variabel

-          pelaksanaan proyek

-          penggunaan oleh pelanggan

-          manfaat pelanggan

 

Network Planning

 1. Sejarah dan Pengertian Network Planning

Pada perencanaan suatu proyek terdapat proses pengambilan keputusan dan proses penetapan tujuan. Untuk dapat melaksanakan proses ini perlu adanya informasi yang tepat dan kemampuan pengambilan keputusan yang tinggi. Proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan serta proses penyelenggaraan merupakan sistem operasi pada perencanaan proyek.

Bila perencanaan proyek merupakan sebuah total sistem, maka penyelenggaraan proyek

 tersebut terdiri dari dua sub sistem, yaitu sub sistem operasi dan sub sistem informasi. Sub sistim operasi menjawab pertanyaan “bagaimana cara melaksanakan kegiatan” sedang sub sistem informasi menjawab pertanyaan “kegiatan apa saja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan”. Network planning merupakan sub sistem informasinya.

Konsep network ini mula-mula disusun oleh perusahaan jasa konsultan manajemen Boaz, Allen dan Hamilton (1957) yang berada dibawah naungan perusahaan pesawat terbang Lockheed. Kebutuhan penyusunan network ini dirasakan perlu karena adanya koordinasi dan pengurutan kegitan-kegiatan pabrik yang kompleks, yang saling berhubungan dan saling tergantung satu sama lain. Hal ini dilakukan agar perencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukan secara sistimatis, sehingga dapat diperoleh efisiensi kerja.

Adanya network ini menjadikan sistem manajemen dapat menyusun perencanaan

 penyelesaian proyek dengan waktu dan biaya yang paling efisien. Di samping itu network juga dapat dipergunakan sebagai alat pengawasan yang cukup baik untuk menyelesaikan proyek tersebut. Diagram network merupakan kerangka penyelesaian proyek secara keseluruhan,

ataupun masing-masing pekerjaan yang menjadi bagian daripada penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Pada prinsipnya network dipergunakan untuk perencaan penyelesaian berbagai macam pekerjaan terutama pekerjaan yang terdiri atas berbagai unit pekerjaan yang semakin sulit dan rumit.

Menurut Sofwan Badri (1997 : 13) dalam bukunya “Dasar-Dasar Network Planning” adalah sebagai berikut :

“Network planning pada prinsipnya adalah hubungan ketergantungan antara bagian-bagian pekerjaan (variabel) yang digambarkan / divisualisasikan dalam diagram network”. Dengan demikian diketahui bagian-bagian pekerjaan mana yang harus didahulukan, bila perlu dilembur (tambah biaya), pekerjaan mana yang menunggu selesainya pekerjaan yang lain, pekerjaan mana yang tidak perlu tergesa-gesa sehingga alat dan tenaga dapat digeser ke tempat lain demi efesiensi.

Sedangkan menurut Soetomo Kajatmo (1977: 26) adalah :

“Network planning merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan dapat lebih luas dan lengkapnya perencanaan dan pengawasan suatu proyek”. Adapun definisi proyek itu sendiri adalah suatu rangkaian kegiatan-kegiatan (aktivitas) yang mempunyai saat permulaan dan yang harus dilaksanakan serta diselesaikan untuk mendapatkan tujuan tertentu.

Pengertian lainnya yang dikemukakan oleh Tubagus Haedar Ali (1995: 38) yaitu:

“Network planning adalah salah satu model yang digunakan dalam penyelenggaraan proyek yang produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada dalam network diagram proyek yang bersangkutan.

2. Manfaat

Network planning merupakan teknik perencanaan yang dapat mengevaluasi interaksi antara kegiatan-kegiatan. Manfaat yang dapat dirasakan dari pemakaian analisis network adalah sebagai berikut :

a. Dapat mengenali (identifikasi) jalur kritis (critical path) dalam hal ini adalah jalur elemen yaitu kegiatan yang kritis dalam skala waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

b. Dapat diketahui dengan pasti kesukaran yang akan timbul jauh sebelum terjadinya sehingga dapat diambil tindakan yang presentatif.

c. Mempunyai kemampuan mengadakan perubahan-perubahan sumber daya dan memperhatikan efek terhadap waktu selesainya proyek.

d. Sebagai alat komunikatif yang efektif.

e. Memungkinkan tercapainya penyelenggaraan proyek yang lebih ekenomis dipandang dari sudut biaya langsung dan penggunaan sumber daya yang optimum.

f. Dapat dipergunakan untuk memperkirakan efek-efek dari hasil yang dicapai suatu kegiatan terhadap keseluruhan rencana.